Informativa sulla Privacy
Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. a chi visita il sito villa-associati.it (il “Sito”) e a chi ci contatta tramite di esso.
Ultimo aggiornamento: 23 ottobre 2026
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Villa & Associati
P.IVA 02152420960
Via Spallanzani, 43 – 20851 Lissone (MB), Italia
Tel. +39 039 245 9331
E-mail: info@villa-associati.it
Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati personali puoi scrivere a info@villa-associati.it.
2. Dati che trattiamo
a) Dati di navigazione. I sistemi che fanno funzionare il Sito acquisiscono automaticamente alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di Internet: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate, data e ora della richiesta, codice di risposta del server. Sono usati solo per garantire il funzionamento e la sicurezza del Sito e non per identificarti.
b) Dati che ci fornisci tramite il modulo di contatto o di richiesta preventivo. Nome e cognome, azienda, indirizzo e-mail, numero di telefono e il contenuto del messaggio, oltre a eventuali altri dati che decidi di includervi.
c) Dati che ci invii direttamente via e-mail, telefono o WhatsApp ai recapiti indicati sul Sito.
d) Conversazioni con l’assistente virtuale “Materia”. Il testo dei messaggi che scrivi all’assistente, le risposte generate, la data e l’ora della conversazione e un identificativo tecnico della sessione. L’indirizzo IP non viene registrato in chiaro. Ti invitiamo a non inserire nella chat dati personali non necessari, né categorie particolari di dati (ad es. dati sulla salute).
3. Finalità e basi giuridiche
- Rispondere alle tue richieste di informazioni, sopralluogo o preventivo e gestire i successivi contatti – base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).
- Fornire il servizio di assistente virtuale e rispondere alle domande che gli poni – base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).
- Migliorare la qualità dell’assistente e del Sito, analizzando le conversazioni registrate – base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).
- Garantire la sicurezza del Sito e prevenire abusi – base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).
- Adempiere a obblighi di legge e, se necessario, tutelare i diritti del Titolare in sede giudiziaria – base giuridica: obbligo legale e legittimo interesse (art. 6.1.c e 6.1.f GDPR).
Non utilizziamo i tuoi dati per inviarti comunicazioni promozionali né per attività di profilazione.
4. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati è facoltativo. Senza i dati richiesti nel modulo di contatto, tuttavia, non potremo rispondere alla tua richiesta. L’uso dell’assistente virtuale è libero e non obbligatorio.
5. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti elettronici, da personale autorizzato e con misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione (art. 32 GDPR). Non vengono prese decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici nei tuoi confronti.
6. Destinatari dei dati
I dati non vengono diffusi. Possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- personale e collaboratori del Titolare autorizzati al trattamento;
- le aziende produttrici che rappresentiamo, solo se necessario per elaborare la tua richiesta di preventivo o fornitura;
- fornitori di servizi tecnici che agiscono come Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), tra cui: Keliweb S.r.l. (hosting del Sito, server in Italia); i fornitori di servizi informatici che curano la manutenzione del Sito; il fornitore del servizio di intelligenza artificiale che elabora i messaggi inviati all’assistente virtuale (vedi punto 7);
- autorità pubbliche, quando richiesto dalla legge.
L’elenco aggiornato dei Responsabili è disponibile su richiesta.
7. Assistente virtuale “Materia”
Materia è un assistente basato su intelligenza artificiale. Per generare ogni risposta, i messaggi della conversazione vengono inviati al fornitore del servizio di AI (DigitalOcean, LLC, ed eventuali modelli linguistici da esso utilizzati), che li elabora per conto del Titolare e non li conserva per finalità proprie, secondo i rispettivi accordi contrattuali.
Lo storico delle conversazioni è conservato esclusivamente nel database del Sito, gestito dal Titolare, e non viene condiviso con terzi. Le risposte dell’assistente sono generate automaticamente e hanno carattere puramente informativo.
8. Trasferimento dei dati fuori dall’UE
Alcuni fornitori (il fornitore del servizio di AI di cui al punto 7, Google per i caratteri tipografici e Meta per i contenuti Instagram, vedi punto 10) possono trattare dati negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione Europea relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework, per le società certificate, oppure delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR).
9. Tempi di conservazione
- Richieste di contatto e preventivo e relativa corrispondenza: 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo che ne derivi un rapporto contrattuale (in tal caso per la durata prevista dagli obblighi di legge, ad es. 10 anni per la documentazione fiscale).
- Conversazioni con l’assistente virtuale: 24 mesi dalla conversazione, dopodiché vengono cancellate automaticamente.
- Dati di navigazione: per il tempo strettamente necessario a garantire la sicurezza del Sito, secondo le politiche del fornitore di hosting.
Alla scadenza i dati vengono cancellati o resi anonimi.
10. Cookie e contenuti di terze parti
Il Sito utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al suo funzionamento, per i quali non è richiesto il consenso. Non utilizziamo cookie di profilazione né strumenti di statistica.
Il Sito incorpora alcuni contenuti forniti da terze parti: i caratteri tipografici di Google Fonts (Google Ireland Ltd.) e il feed di Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.). Per mostrarli, il tuo browser si collega ai server di questi fornitori, che ricevono il tuo indirizzo IP e possono trattarlo secondo le proprie informative: Google, Instagram.
Puoi gestire o cancellare i cookie in qualsiasi momento dalle impostazioni del tuo browser.
11. I tuoi diritti
In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR: accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse. Se il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in ogni momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@villa-associati.it. Risponderemo entro 30 giorni.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
12. Minori
Il Sito si rivolge a professionisti e aziende e non è destinato a minori di 14 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.
13. Modifiche all’informativa
Questa informativa può essere aggiornata, ad esempio in caso di modifiche normative o dei servizi offerti dal Sito. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina, con la data dell’ultimo aggiornamento.
Privacy Policy
Information provided under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”) and Italian Legislative Decree 196/2003, as amended, to visitors of villa-associati.it (the “Website”) and to anyone who contacts us through it. In case of discrepancy, the Italian version prevails.
Last updated: 23 October 2026
1. Data controller
The data controller is:
Villa & Associati
VAT no. 02152420960
Via Spallanzani, 43 – 20851 Lissone (MB), Italy
Phone +39 039 245 9331
E-mail: info@villa-associati.it
For any request concerning your personal data, write to info@villa-associati.it.
2. Data we process
a) Browsing data. The systems running the Website automatically collect certain data whose transmission is inherent in the use of Internet protocols: IP address, browser and device type, pages visited, date and time of the request, server response code. They are used only to keep the Website working and secure, not to identify you.
b) Data you provide through the contact or quote request form. First and last name, company, e-mail address, phone number and the content of your message, plus any other data you choose to include.
c) Data you send us directly by e-mail, phone or WhatsApp using the contact details shown on the Website.
d) Conversations with the virtual assistant “Materia”. The text of the messages you write to the assistant, the generated replies, the date and time of the conversation and a technical session identifier. Your IP address is not stored in clear. Please do not enter unnecessary personal data in the chat, nor special categories of data (e.g. health data).
3. Purposes and legal bases
- Answering your requests for information, site visits or quotes and handling follow-up contacts – legal basis: steps taken at your request prior to entering into a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
- Providing the virtual assistant and answering the questions you ask it – legal basis: steps taken at your request prior to entering into a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
- Improving the assistant and the Website by reviewing stored conversations – legal basis: the controller’s legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).
- Keeping the Website secure and preventing abuse – legal basis: the controller’s legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).
- Complying with legal obligations and, where necessary, defending the controller’s rights in court – legal basis: legal obligation and legitimate interest (Art. 6(1)(c) and 6(1)(f) GDPR).
We do not use your data to send you marketing communications or for profiling.
4. Whether providing data is required
Providing your data is optional. However, without the data requested in the contact form we will not be able to answer your request. Using the virtual assistant is entirely optional.
5. How data is processed
Data is processed electronically by authorised staff, with technical and organisational measures appropriate to protect it against unauthorised access, loss or disclosure (Art. 32 GDPR). No decisions producing legal effects concerning you are based solely on automated processing.
6. Recipients
Your data is not made public. To the extent necessary, it may be disclosed to:
- the controller’s staff and collaborators authorised to process it;
- the manufacturers we represent, only where needed to handle your quote or supply request;
- technical service providers acting as data processors (Art. 28 GDPR), including: Keliweb S.r.l. (Website hosting, servers in Italy); the IT providers who maintain the Website; the artificial intelligence provider that processes the messages sent to the virtual assistant (see section 7);
- public authorities, where required by law.
An up-to-date list of processors is available on request.
7. Virtual assistant “Materia”
Materia is an AI-based assistant. To generate each reply, the messages of the conversation are sent to the AI service provider (DigitalOcean, LLC, and any language models it uses), which processes them on the controller’s behalf and does not keep them for its own purposes, under the applicable contractual terms.
The conversation history is stored only in the Website’s database, managed by the controller, and is not shared with third parties. The assistant’s replies are generated automatically and are for information only.
8. Transfers outside the EU
Some providers (the AI provider mentioned in section 7, Google for web fonts and Meta for Instagram content, see section 10) may process data in the United States. In these cases transfers rely on the European Commission’s adequacy decision for the EU-U.S. Data Privacy Framework, for certified companies, or on the Standard Contractual Clauses approved by the Commission (Art. 46 GDPR).
9. Retention periods
- Contact and quote requests and related correspondence: 24 months from the last contact, unless a contractual relationship follows (in which case for as long as required by law, e.g. 10 years for tax records).
- Virtual assistant conversations: 24 months from the conversation, after which they are deleted automatically.
- Browsing data: for as long as strictly necessary to keep the Website secure, according to the hosting provider’s policies.
Once the period expires, data is deleted or anonymised.
10. Cookies and third-party content
The Website uses only technical cookies that are necessary for it to work, which do not require consent. We do not use profiling cookies or analytics tools.
The Website embeds some content provided by third parties: typefaces from Google Fonts (Google Ireland Ltd.) and the Instagram feed (Meta Platforms Ireland Ltd.). To display them, your browser connects to these providers’ servers, which receive your IP address and may process it under their own policies: Google, Instagram.
You can manage or delete cookies at any time in your browser settings.
11. Your rights
At any time you can exercise the rights under Articles 15–22 GDPR: access to your data, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection to processing based on legitimate interest. Where processing is based on consent, you can withdraw it at any time without affecting the lawfulness of prior processing.
To exercise your rights, write to info@villa-associati.it. We will reply within 30 days.
You also have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (www.garanteprivacy.it) or with the supervisory authority of your EU country of residence.
12. Children
The Website is aimed at professionals and businesses and is not intended for children under 14. We do not knowingly collect data from children.
13. Changes to this policy
This policy may be updated, for example following changes in the law or in the services offered on the Website. The current version is always published on this page, with the date of the last update.
